Datenschutzhinweis

Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten in diesem Kundenbereich ist Ihr Arbeitgeber bzw. Auftraggeber – das Unternehmen, das Sie eingeladen hat. Ansprechperson für Ihre Fragen ist dort die Person, die Ihren Zugang veranlasst hat, bzw. die Geschäftsführung.

Hat das Unternehmen eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten benannt, erreichen Sie sie bzw. ihn über das Unternehmen.

konzeptico. betreibt den Kundenbereich im Auftrag des Unternehmens (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Werte, die konzeptico nach fachlicher Einordnung in die Gefährdungsbeurteilung übernimmt, verarbeitet konzeptico ab der Übernahme in eigener Verantwortung als Fachkraft für Arbeitssicherheit.

Betreiber: konzeptico., Inhaber: Dipl.-Ing. Andreas Müller
Mosheimweg 16, D-37075 Göttingen
E-Mail: info@konzeptico.de, Telefon 05503 5551910

Welche Daten werden verarbeitet?

• Name, Funktion und E-Mail-Adresse, die Ihr Arbeitgeber für Ihren Zugang genannt hat.
• Inhalte der geteilten Gefährdungsbeurteilung: Arbeitsbereiche, Gefährdungen, Beschreibungen der Situation vor Ort, Bewertungen, Maßnahmen, Verantwortliche, Termine, Status, Kommentare – Ihre Eingaben jeweils mit Ihrem Namen, dem Zeitpunkt und dem Wert vorher und nachher (Änderungsspur); feste Fassungen bei jeder Übergabe mit Anmerkungen von konzeptico.
• Anmeldedaten: Zeitpunkte von Anmeldungen und Sitzungen, Art der Anmeldung (Code, PIN, Passkey), eine grobe Gerätebezeichnung (zum Beispiel „Chrome auf Android“), die Kennungen Ihrer Passkeys (keine biometrischen Daten – Fingerabdruck oder Gesicht bleiben auf Ihrem Gerät), eine gekürzte IP-Adresse und fehlgeschlagene Anmeldeversuche.
• Inhalte der bereitgestellten Dokumente, zum Beispiel Unterweisungs- und Prüfnachweise mit Namen und Unterschriften von Beschäftigten, und die Abrufe (wer wann welches Dokument geladen hat).
• Beim Abschluss einer Vereinbarung: Name, Funktion, Zeitpunkt und Prüfsumme der abgeschlossenen Fassung.
• Bei Unterschriftsaufträgen (Freigeben, Annehmen, Betriebsanweisung in Kraft setzen, Kenntnisnahme): Name, Funktion, Rolle, Zeitpunkt, Anmeldeart (Passkey), der bestätigte Text, die Prüfsumme der bestätigten Fassung und gegebenenfalls Ihre Begründung einer Ablehnung. Das Dokument mit Freigabeprotokoll nennt Namen, Funktionen und Zeitpunkte aller Unterzeichnenden und wird allen Personen des Auftrags bereitgestellt.
• Namen weiterer Personen, die Sie selbst eintragen, zum Beispiel als Verantwortliche für eine Maßnahme.

Betroffen sind die eingeladenen Personen, in Freitexten oder Maßnahmen genannte Personen und in bereitgestellten Dokumenten genannte Beschäftigte.

Bitte tragen Sie keine Gesundheitsdaten einzelner Beschäftigter ein.

Wozu und auf welcher Grundlage?

• Gemeinsame Erstellung und Pflege der Gefährdungsbeurteilung Ihres Betriebs und ihrer Dokumentation – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 5, 6 Arbeitsschutzgesetz.
• Nachvollziehbarkeit, wer was wann geändert hat, Sicherheit des Zugangs und Schutz vor Missbrauch (Art. 32 DSGVO) sowie Benachrichtigungen per E-Mail über neue Kommentare, Rückfragen, Dokumente und Fristen – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren, nachvollziehbaren Zusammenarbeit).

Die Änderungsspur dient nur der Nachvollziehbarkeit der Gefährdungsbeurteilung. Sie wird nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle verwendet. Es gibt keine automatisierte Entscheidung und kein Profiling.

Müssen Sie Daten angeben?

Ohne Name und E-Mail-Adresse ist kein Zugang möglich. Alle weiteren Eingaben sind freiwillig; Ihr Arbeitgeber kann die Gefährdungsbeurteilung auch auf Papier abstimmen.

Wer erhält Ihre Daten?

• Die Fachkräfte von konzeptico., die Ihre Gefährdungsbeurteilung betreuen.
• Die anderen eingeladenen Personen derselben Gefährdungsbeurteilung sehen Ihren Namen, Ihre Kommentare und wer ein Feld zuletzt geändert hat.
• Ihr Arbeitgeber als Verantwortlicher.
• IONOS SE, Hosting in einem Rechenzentrum in der EU: Betrieb des Servers; mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in der EU.
• Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365): Versand der E-Mails, die keine Inhalte der Gefährdungsbeurteilung enthalten, sowie Ablage der Änderungsspur mit Ihrem Namen beim Betreiber; mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Keine Weitergabe zu Werbezwecken, keine Analyse- oder Werbe-Cookies, keine eingebundenen fremden Inhalte.

Übermittlung außerhalb der EU

Der Server steht in einem Rechenzentrum in der EU. Microsoft verarbeitet die Daten für Microsoft 365 in Rechenzentren in der EU. Soweit im Einzelfall Daten in die USA gelangen, stützt sich das auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework, ergänzend auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Wie lange?

• Die geteilte Kopie der Gefährdungsbeurteilung: bis die Teilung endet – automatisch 90 Tage nach Freigabe, Abschluss oder Widerruf, auf Wunsch früher.
• Ihr Konto: wird mit dem Ende Ihrer letzten Teilung gesperrt (stehen Ihnen danach nur noch Dokumente bereit, mit deren Ende) und 90 Tage danach gelöscht.
• Bereitgestellte Dokumente: bis zum angegebenen Datum, bis zur Freigabe der nächsten Fassung bzw. bis zum Ende Ihres Zugangs; nach dem Ende der Teilung höchstens 90 Tage. Abgeschlossene Vereinbarungen bleiben, bis konzeptico sie zurückzieht; der Abschlussvermerk bleibt als Nachweis.
• Unterschriftsaufträge: Ihre Bestätigungen bzw. Ablehnungen bleiben wie der Abschlussvermerk einer Vereinbarung als Nachweis gespeichert, zusammen mit dem zugehörigen Dokument und nach denselben Regeln wie die bereitgestellten Dokumente; sind das Dokument und das Dokument mit Freigabeprotokoll gelöscht, werden auch die Angaben zum Auftrag gelöscht.
• Die Änderungsspur: so lange, wie die zugehörige Fassung der Gefährdungsbeurteilung aufbewahrt wird.
• Anmeldeprotokolle: 90 Tage nach Ende der Sitzung. Versendete E-Mails: 30 Tage. Technische Protokolle: fortlaufend überschrieben, mit fester Größenbegrenzung.
• Sicherungen: bei jeder Aktualisierung des Kundenbereichs; sie werden spätestens nach 90 Tagen gelöscht.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Wenden Sie sich dafür an Ihren Arbeitgeber oder an info@konzeptico.de; wir leiten Ihre Anfrage an Ihren Arbeitgeber weiter und unterstützen ihn.

Widerspruchsrecht: Soweit Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO). Zuständig für den Betreiber des Kundenbereichs: Landesbeauftragte(r) für den Datenschutz Niedersachsen.

Cookies

Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies: für Ihre Sitzung, den Anmeldeablauf, den Schutz vor gefälschten Anfragen und Ihre Darstellungsoptionen. Dafür ist keine Einwilligung nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).